Ehrlich, ich kann das mit den neuen Arbeitswelten schon nicht mehr hören. Da stellen sich Firmen eine grüne Couch in den Empfang und kaufen den Möbelfirmen ein paar Besprechungszonen ab und schon sind sie hipp. Bullshit.

Tobias Hafele, von teamgnesda hat in einem Text zusammengefasst, welche Auswirkungen die Suche nach einem neuen Büro hat: sie setzt nämlich einen ganzen Änderungsprozess in Gang, der weit über Quadratmeter und grüne Couchen hinaus geht. Hier der Text im Original:

Die Suche nach einem neuen Büro beginnt oft mit vielen Fragen, hohen Investitionskosten und unerwarteten Hindernissen. Die Standortfrage wird zur „Chefsache“ und bindet damit viele Ressourcen im Unternehmen. Jede Entscheidung, die in einem relativ kurzen Zeitraum getroffen wird, wirkt sich langfristig in der neuen Arbeitsumgebung aus. Jeder Fehler wird somit für lange Zeit spürbar sein.

Hard Facts bestimmen den Prozess

Die meisten Unternehmen betrachten die Immobilienentscheidung immer noch aus einem sehr antiquierten und rudimentären Blickwinkel. Ausschlaggebend für eine Entscheidung sind Überlegungen bezüglich Standort, Infrastruktur, Quadratmetern und Mietkosten. Manchmal gibt es auch schon klare Vorgaben zur technischen Ausstattung. Kurz, es geht ausschließlich um Hard Facts.

Nur wenige verstehen, dass Raum=Büro auch eine wichtige und entscheidende Ressource darstellt. Wer das erkennt, stellt von Anfang an ganz anderen Fragen: Welche Prozesse bestimmen das Kerngeschäft? Wie kann man die Arbeitsleistung der Mitarbeiter steigern? Wie kann das neue Büro Mitarbeiter motivieren und die Zugehörigkeit zum Unternehmen stärken?

Wenn man das Projekt „neues Büro“ aus diesem geänderten Blickwinkel betrachtet, dann steht im Mittelpunkt jeder Entscheidung nicht mehr die Frage nach Raum, Kosten oder Quadratmetern, sondern dann geht es um die wichtigste Ressource jedes Unternehmens: die Menschen.

„Neue Arbeitswelt“ hat nichts mit Design zu tun

In Diskussionen um „Neue Arbeitswelten“ werden immer wieder die Büros von Google, Microsoft oder Facebook zitiert. Dabei geht es bei diesen Arbeitsplatzkonzepten nicht um das äußere Erscheinungsbild. Diese Unternehmen haben lediglich ihre Unternehmensstrukturen und ihre Kultur im Bürokonzept abgebildet, d.h. ihre flachen Hierarchien und die offene Kommunikation. Moderne Arbeitswelten entstehen nicht durch cooles Design, sondern spiegeln immer die internen Prozesse wider. Nur dann werden sie auch von den Mitarbeitern akzeptiert und tragen positiv zur Motivation und Steigerung der Arbeitsleistung bei.

Neue Arbeitswelten funktionieren nur, wenn man die Mitarbeiter in die Entwicklung miteinbezieht. Dazu braucht man ein maßgeschneidertes Change Management und die richtigen Fragen: Was ist die Intention für das neue Büro? Wie funktioniert die Kommunikation im Unternehmen? Welche Werte bestimmen das Unternehmen? Wie kann ein neues Bürokonzept das Unternehmen in seinen Abläufen und Zielen unterstützen?

Offene Kommunikation und Miteinbeziehung der Mitarbeiter

Architekten und Projektmanager sehen in Mitarbeitern oftmals nur einen Störfaktor während der Konzept- und Planungsphase. Entscheidungen werden hinter verschlossenen Türen getroffen statt einen Dialog zuzulassen. Hier gilt es Regeln zu definieren, wie Information erfolgen soll, z.B.:

•  „Informationsebene“: hier werden wichtige Entscheidungen im Führungskreis getroffen – Mitarbeiter werden darüber informiert
• „Moderationsebene“: das Ziel ist klar vorgegeben, es darf aber offen diskutiert werden
• „Integrationsebene“: hier werden offene, demokratische Entscheidungen zugelassen

Durch diese modulare Entscheidungsstruktur werden Mitarbeiter in das Projekt involviert. Wir müssen lernen, Mitarbeiter nicht als Teil des Problems, sondern als Teil der Lösung zu sehen. Wer sonst weiß besser darüber Bescheid, wie die Arbeitsumgebung die Arbeitsleistung verbessern kann. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess über neue Arbeitsplatzkonzepte miteinbeziehen, werden mit hoher Loyalität und niedrigerer Fluktuation belohnt. Sie sind die Gewinner im „War for Talents“.